Het grote verschil tussen verspilling elimineren en bezuinigen is de focus op kwaliteit. Welk probleem los je op bij bezuinigen: een financieel tekort ten opzichte van het huidige uitgavepatroon. Bezuinigen is het bestrijden van dit symptoom.
Bij het vinden van verspilling, om dit vervolgens uit te bannen worden alle processen binnen uw organisatie onder de loep genomen. Veel processtappen (en daar valt wachten ook onder) dragen niet direct toegevoegde waarde aan het eindresultaat toe. De figuur hierboven toont de acht verschillende vormen van verspilling. De vraag is dan waarom die stap in het proces zit. Als u zichzelf afvraagt of u voor die processtap de klant een factuur durft te sturen dan is het antwoord vaak duidelijk. De kunst van het opnieuw inrichten van processen is om eerst te kijken naar de noodzakelijke stappen om pas in de laatste fase vast te stellen wie dat het beste uit kan voeren. Dit vraagt een goede begeleiding van de medewerkers omdat een natuurlijk reactie is “en ik dan?”
“Durf ik de klant hier een factuur voor te sturen?”
Een mooi voorbeeld is een groep van drie medewerkers op de klantenservice die samen de mailbox beheren. medewerker A doet 50 mailtjes per dag, medewerker B ongeveer 80 en medewerker C gemiddeld 150 mails per dag. De eerste gedachte is om medewerker C een groot compliment te geven voor het harde werk. Totdat je bij het beoordelingsgesprek medewerker A aanspreekt op de matig productie: maar chef, weet je dan niet dat ik elke morgen als eerste begin en alle moeilijke mails selecteer om af te handelen.
Kortom, meten is weten en als je meet kan je managen. Alleen nog even het juiste perspectief toevoegen om de hele context in ogenschouw te nemen. Verspilling kan zich verstoppen in werkvoorraden, iedereen maakt zijn eigen waarheid op basis van datgene dat iemand gelooft.
Als mails bijvoorbeeld random worden toegewezen aan een medewerker zodra deze binnenkomen ontstaat FLOW. Bedrijven organiseren steeds vaker op basis van de belofte wanneer iets klaar is (zoals de klant het wil). Dat geeft in bijvoorbeeld een mailbox ook ruimte voor efficiënt plannen als je weet dat een mail binnen 4 uur behandeld moet zijn en je kan zien hoelang dat per mail nog duurt. De planning is dan op basis van het PULL-model (plannen op basis van wanneer het klaar moet zijn).
“Focus op kwaliteit en de kosten gaan omlaag, Focus op kosten en de kwaliteit gaat omlaag.”
Over het elimineren van verspilling zijn vele strekkende meters boeken geschreven. Er zijn helaas soorten verspilling die u toch niet kunt wegnemen omdat het een wettelijke bezwaarprocedure betreft of het verkrijgen van een accountantsverklaring. Als u meer wilt weten over dit onderwerp of hulp zoekt bij het vinden van uw verspilling dan komen wij graag helpen. Een mail naar info@goedmanagement.nl volstaat voor een eerste afspraak.
